L'assemblée générale (AG) est un moment clé dans la vie de toute société. Qu'elle soit ordinaire (AGO) ou extraordinaire (AGE), son organisation doit respecter des règles précises pour être juridiquement valide. Voici les 5 étapes essentielles.
Étape 1 – Définir l'ordre du jour
L'ordre du jour liste toutes les décisions à soumettre au vote. Il doit être précis et exhaustif : approbation des comptes annuels, affectation du résultat, nomination ou révocation d'un dirigeant, modification des statuts... Toute décision non inscrite à l'ordre du jour ne peut pas être votée, sauf urgence dûment justifiée.
Étape 2 – Convoquer les associés
La convocation doit être envoyée dans les délais légaux : 15 jours au minimum avant l'AG pour une SARL (ou selon les statuts pour une SAS). Elle peut être transmise par courrier recommandé, e-mail avec accusé de réception ou remise en main propre contre émargement. La convocation doit mentionner : date, heure, lieu et ordre du jour.
Étape 3 – Réunir les documents nécessaires
Selon l'objet de l'AG, vous devrez préparer : les comptes annuels, le rapport de gestion, les rapports des commissaires aux comptes (si applicable), les projets de résolutions. Ces documents doivent être mis à disposition des associés avant l'assemblée, généralement 15 jours à l'avance.
Étape 4 – Tenir et animer l'assemblée
Le président de séance ouvre l'assemblée, vérifie le quorum, et procède aux votes. En SARL, le gérant préside généralement l'assemblée. En SAS, c'est le président ou la personne désignée par les statuts. Le quorum et les majorités requises varient selon la nature des décisions (ordinaires ou extraordinaires) et la forme juridique.
Étape 5 – Rédiger et signer le procès-verbal
Le procès-verbal (PV) est la preuve légale que l'assemblée a bien eu lieu et que les décisions ont été régulièrement prises. Il doit mentionner : la date, le lieu, les présents et représentés, le résumé des débats, les résolutions soumises au vote et leurs résultats. Il est signé par le président de séance et, en SARL, par les associés présents.
Respecter ces 5 étapes garantit la validité juridique de vos décisions collectives. En cas d'irrégularité, les délibérations peuvent être annulées. WikiLegal vous propose un service clé en main pour la rédaction de vos convocations et procès-verbaux d'assemblée.